Viktig informasjon og nyttige tips
For å få prosessene så effektive som mulig må alle som bestiller varer og tjenester, godkjenner fakturaer, søker tilskudd og skal sende refusjonskrav på kommunens vegne, sette seg inn i informasjonen nedenfor
Inntekter/tilskudd/refusjoner (inkl. øremerkede midler)
- Refusjonskrav må sendes til økonomiavdelingen ved Rannveig Amlien for fakturering. Bruk skjema for fakturagrunnlag. Kravbrev kan vedlegges fakturaen, det må da sendes som PDF-fil sammen med fakturagrunnlaget . Evt. kan kravbrevet sendes direkte til mottaker (f.eks via websak) med info "Faktura sendes" .
- Øremerkede tilskudd og andre tilsagnsbrev: Regnskapsavdelingen (regnskap@hole.kommune.no) skal ha kopi fortløpende – påført inntektsføring. Øremerkede midle er tilskudd som tjenestestedet har mottatt fra andre enn Hole kommune, enten gjennom søknad eller mottatt som gave fra stat, fylkeskommune, andre kommuner eller private, og som i henhold til lov, forskrift eller avtale er reservert til særskilte formål. Det er laget egen rutine for håndtering av øremerkede midler hvor også revisjonens dokumentasjonskrav framkommer.
Rutine for øremerkede midler 050220.pdf
Sjekkliste ved attestering av tilskudd.xlsx
Hovedboksbilag
Andre utbetalinger fra kommunen til eksterne som ikke går over fakturasystemtet f.eks. tilskudd til andre skal det utarbeides regnskapsbilag jf mal. Bilaget skal dateres og attesteres og anvises av de som har fullmakt til angitte konti. Bilaget skal sendes økonmiavdelingen via internpost. Ved utbetalinger skal kopi av vedtak, tilsagnsbrev o.l. legges ved som dokumentasjon.
Dette gjelder utlegg som ikke går over lønnssystemet. Alle utlegg skal dokumenteres ved spesifisert kvittering og dokumentasjon på at varen eller tjenesten er betalt. Dersom det ikke kan fremlegges tilfredsstillende dokumentasjon vil utlegget ikke bli refundert. Dersom det er merverdiavgift på utlegget må dette fremkomme på kvitteringen for å sikre momskompensasjon. Du finner skjemaet for hovedboksbilag under
Kontanthåndtering
I utgangspunktet ønsker kommunen minst mulig håndtering av kontanter, men dersom dette ikke er andre alternativer må følgende rutine følges. Dette gjelder både for tjenestesteder som har kontantkasser og øvrig kontanthåndtering.